Google-таблицы — скрытые возможности для фрилансера

Google-таблицы (они же Google spreadsheets) — мощный инструмент для любой деятельности, связанной с записью и анализом данных. Если вы занимаетесь интернет маркетингом, финансовой отчетностью, управляете проектами или составляете контент планы, и вам постоянно необходимо делиться этой информацией с другими, то гугл-таблицы — одно из наилучших решений для работы.

Это бесплатно, удобно и безопасно. Данные сохраняются автоматически, можно “откатиться” до старой версии, работать с любого мобильного устройства, подключить разнообразные сервисы аналитики и разграничить права доступа, а набор встроенных функций позволяет легко оптимизировать огромные объемы информации. Владение данным навыком поможет вам при поиске подработки в городе Москва. Работодатели часто в вакансиях требуют наличие на опыта работы с Google таблицами у соискателей.

Но помимо всем известных стандартных функций, аналоги которым есть и у Microsoft Office, в таблицах доступны дополнительные “плюшки”, о которых мы вам сегодня и расскажем. 

Горячие клавиши

Вы можете легко и быстро работать с данными в таблице с помощью специальных сочетаний кнопок на клавиатуре. Всем знакомы комбинации Ctrl+C и Ctrl+V, а кто знает, что в гугл-таблицах есть аналогичные сочетания, чтобы озвучить строку, переходить между правками и форматировать ячейки? Изучить их все можно в справке или просто нажмите Ctrl+/.

Уведомления о комментариях

Если вы работаете с таблицей вместе с кем-то и хотите не пропустить ни одного комментария, нажмите на верхней панеле “Инструменты”, а затем настройте уведомления. 

Закрепление картинки

Чтобы изображения не “ползли” по таблице их можно закреплять в ячейках. Для этого загрузите необходимую картинку в свой гугл диск, скопируйте её URL, вставьте в ячейку, возьмите эту ссылку сначала в двойные кавычки, а затем в круглые скобки, а впереди добавьте =IMAGE. Готово! Существуют расширенные варианты функции: 

• IMAGE (“URL”; 1) — сохраняет пропорции картинки, но делает её подходящей под размер ячейки, режим по умолчанию;

• IMAGE (“URL”; 2) — заполняет ячейку изображением, не сохраняя пропорции;

• IMAGE (“URL”; 3) — размещает картинку оригинального размера;

• IMAGE (“URL”; 4; значение ширины картинки; значение высоты картинки) — ручное кадрирование изображения.

Сортировка данных

Для того, чтобы легко разделить данные по значениям, воспользуйтесь функцией встроенной сортировки SORT. Ее синтаксис:

=SORT (диапазон; TRUE) для сортировки по возрастанию;

=SORT (диапазон; FALSE) для сортировки по убыванию.

С помощью фигурных скобок в эту функцию можно добавить заголовки (и любое другое значение из таблицы), для этого создаем массив из двух и более элементов, отделив их друг от друга с помощью точки с запятой. Сортировать данные можно вертикально и горизонтально.

Настраиваемые фильтры

Применение фильтра в таблице позволяет отображать только необходимую вам в данный момент информацию. Например, выбрать клиентов по определенному критерию или найти все пустые ячейки. Отфильтрованные показатели можно вывести на текущий рабочий лист или использовать как данные для работы другой функции. Стандартный синтаксис формулы выглядит следующим образом:

FILTER(диапазон; условие1; условие2; ...), но его можно усложнить с помощью даты:

FILTER(1диапазон условие; 2диапазон ДАТАЗНАЧ(“день.месяц.год”)). При этом между диапазоном и условием употребляются символы >,>=,=,<=<,<. 

Выпадающий список

Для удобного ввода информации можно использовать раскрывающиеся динамические списки. Чтобы его создать выделите ячейку, нажмите “Данные” и “Проверка данных”, выберете нужный столбец в “Значение диапазона” и нажмите “Сохранить”.

Спарклайн

Функция sparkline строит миниатюрный график внутри ячейки. При чем вид графика и цвет элементов можно настроить как и обычную диаграмму. Например, можно составить спарклайн для выпадающего списка, выбрав его в качестве фильтра. Вторым аргументом графика может быть количество или частота заказов, отдельный вид товара и т.д. Таким образом можно наглядно отслеживать выбранные показатели.  

Защита информации 

Если таблица содержит данные, которые нельзя изменять, то можно воспользоваться функцией защиты информации. Выберете нужные ячейки или лист, кликните по ним правой клавишей мыши и нажмите “Защитить диапазон”. Справа появится окно с настройками, в котором необходимо указать название и разрешения. Там же можно установить предупреждение о редактировании.

Формирование QR-кода

Введите в ячейке любую информацию, которую необходимо зашифровать в QR код, а в ячейке рядом разместите формулу =image("https://chart.googleapis.com/chart?chs=150x150&cht=qr&chl=" & A1)

Кликните Enter, готово!

Градиентная заливка

Чтобы не просто выделять ячейки разными цветами в ручную, а сделать свой документ необычным и красивым, используйте “Условное форматирование” и настройте “Градиент”. 

Перемещение графиков из таблиц в документ

Никаких скриншотов! Просто зайдите в необходимый документ, нажмите “Вставка”, выберите “Диаграмма” и “Из Таблиц”. При этом можно отметить пункт “Связать”. И если вы поменяете график в таблицах, он автоматически обновится и в документе. 

Форматирование текста

Если вы обрабатываете данные из анкет, опросов или гугл-форм, заполненные разными людьми в разном стиле, то быстро привести все к одному виду помогут функции PROPER, LOWER и UPPER. Они преобразуют буквы выбранной ячейки в нужный формат: первые буквы в заглавные или в нижний/верхний регистр соответственно. 

Разделение текста по колонкам

Если хотите по словам разбить одну ячейку на несколько, например разделить ФИО, то кликните на верхне панели “Данные”, затем нажмите “Разделить на колонки” и выберите подходящий способ разделения. Будьте внимательны — значение существующих колонок справа перезапишется.

Перевод текста

В google sheets есть встроенная функция перевода, ее синтаксис выглядит следующим образом:

GOOGLETRANSLATE(ваш_текст; язык_оригинала; язык_перевода). 

Языки задаются с помощью двузначного кода: EN, RU... Если не задать последний параметр, текст будет по умолчанию переведен на язык вашего Google Drive. А вместо языка оригинала можно задать “auto” или встроить функцию DETECTLANGUAGE(текст).

Этот список можно продолжать еще очень долго, так как Google действительно постарались. Мы же от души советуем не пренебрегать таким классным инструментом и упрощать с его помощью свою работу. А еще — размещать и искать проекты на Pchel.net, чтобы работа у вас всегда была!